La Déclaration Sociale Nominative DSN au 1er janvier 2016 : ce qui va changer !

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La Déclaration Sociale Nominative DSN

La Déclaration Sociale Nominative DSN est un projet central dans le dispositif de simplification et d’allègement des formalités des entreprises engagé par le gouvernement. 

Mais quèsaco la DSN ?

La Déclaration Sociale Nominative DSN : en bref

La Déclaration Sociale Nominative DSN repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et la transmission dématérialisée de signalements d’évènements.

Les objectifs de la DSN

  • simplifier et alléger la charge issue de la complexité des formalités sociales afin de renforcer la compétitivité des entreprises
  • Réduire les risques d’erreur et de perte des droits pour les assurés.
  • Lutter contre la fraude, réduire les contentieux et pérenniser le système de protection sociale.

    En clair !

Aujourd’hui :

A chaque évènement (entrée de salarié, arrêt de travail d’un salarié, sortie de salarié, etc.), l’entreprise déclare l’évènement aux organismes concernés :

– entrée d’un salarié : DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche) sur le site de l’URSSAF + affiliation à la caisse de retraite + affiliation à la caisse de prévoyance + affiliation à la caisse de mutuelle si elle est différente + affiliation au centre de médecine du travail

– arrêt de travail d’un salarié pour maladie : saisie de l’attestation de salaire sur net-entreprises et suivi des accusés de réception

– arrêt de travail d’un salarié pour accident du travail, trajet ou maladie professionnelle : saisie de la déclaration sur net-entreprises et saisie de l’attestation de salaire correspondante et suivi des accusés de réception

– sortie d’un salarié : bulletin de salaire + certificat de travail + reçu pour solde de tout compte + attestation employeur destinée à Pole Emploi + radiation à la caisse de retraite + radiation à la caisse de prévoyance + radiation à la caisse de mutuelle si elle est différente + suivi des dossiers de portabilité prévoyance et mutuelle (sachant que la portabilité est désormais mutualisée et valable pour les 12 mois suivant la rupture du contrat si celle-ci est génératrice de droits à l’assurance chômage)

Tous les mois, l’entreprise fait les bulletins de salaire de ses salariés sur son logiciel de paye et la DMMO (Déclaration des Mouvements de Main d’œuvre pour les entreprises de 50 salariés et plus)

Tous les trimestres, elle calcule et génère les bordereaux de charges sociales pour l’URSSAF, la caisse de retraite, la caisse de prévoyance, la caisse de mutuelle si elle est différente. Elle va sur son compte net-entreprises et :

– soit en EFI, recopie chacun des bordereaux de son logiciel sur ceux de net-entreprises

– soit en EDI, transmets de façon dématérialisée, le fichier correspondant à chaque bordereau

Elle complète la déclaration EMMO (Enquête sur le Mouvements de Main d’œuvre pour les entreprises de moins de 50 salariés)

Tous les ans :

– elle génère et contrôle la DADSU de son logiciel de paie et la transmets à la CNAM via net-entreprises ; elle remplit sur chacun des accès en ligne de ses différentes caisses (voire encore sur papier) la DNA (Déclaration Nominative Annuelle) qui est en fait le listing de chacun des salariés présent sur l’année et sur lequel on déclare les rémunérations annuelles de chacun ainsi que les entrées/sorties.

– ou si son logiciel le permet, elle génère la DADSU-IRC de son logiciel via net-entreprises qui rassemble toutes les formalités indiquées ci-dessus en un fichier unique et de façon dématérialisée

Au 01/01/2016 :

A chaque évènement (entrée de salarié, arrêt de travail d’un salarié, sortie de salarié, etc.), l’entreprise génère un fichier DSN évènement (Déclaration sociale nominative) pour le déclarer de façon dématérialisée en un lieu unique :

– entrée d’un salarié : DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche) sur le site de l’URSSAF + affiliation à la caisse de retraite + affiliation à la caisse de prévoyance + affiliation à la caisse de mutuelle si elle est différente + affiliation au centre de médecine du travail

– arrêt de travail d’un salarié pour maladie : DSN de signalement d’Arrêts de travail et suivi des accusés de réception

– arrêt de travail d’un salarié pour accident du travail, trajet ou maladie professionnelle : saisie de la déclaration sur net-entreprises et DSN de signalement d’Arrêts de travail et suivi des accusés de réception

– sortie d’un salarié : bulletin de salaire + certificat de travail + reçu pour solde de tout compte + DSN de signalement de fin de contrat de travail et suivi des accusés de réception

Tous les mois, l’entreprise fait les bulletins de salaire de ses salariés sur son logiciel de paye et génère la DSN mensuelle de l’établissement (qui déclare les salaires de chaque salarié et récapitule les arrêts de travail du mois et les fins de contrat du mois)

A terme :

– l’URSSAF devient le collecteur de toutes les charges et les redistribue aux différentes caisses mentionnées dans la DSN

– la DADSU disparait au profit de la DSN dès 2017

Les avantages

  • pour les entreprises et les tiers déclarants (cabinet comptable, société d’externalisation de la paie) :

– réduction du nombre de déclarations

– simplification des déclarations au rythme de la paie

– sécurisation et fiabilisation des obligations sociales

– correction plus rapide en cas d’erreur

  • pour les salariés :

– sécurisation des droits grâce à une identification unique valable auprès de tous les organismes

– correction plus rapide en cas d’erreur

– simplification des droits et assurance de la portabilité des droits

– limitation des justificatifs à produire

Les inconvénients

La DSN évènement doit être faite dans les 5 jours de l’évènement.

La DSN mensuelle doit être faite le 05 ou le 15 du mois suivant.

Une amende de 7,5 € sera due pour toute DSN non effectuée dans les temps.

L’inconvénient majeur de la DSN repose sur la récolte des informations de l’entreprise vers le tiers déclarant (cabinet comptable, société d’externalisation de la paie).

En effet, cela nécessite d’être vigilant sur les informations déclarées car le temps passé à faire des déclarations rectificatives entrainera nécessairement un surcoit de travail et de coût d’envoi qui indéniablement anéantira tous les avantages de la DSN.

D’avantage de temps sera donc nécessaire aux contrôles avant de valider la paie.

L’information obligatoire des salariés

Avant toute chose, informer vos salariés en leur remettant le document ci-après :

information salarié en pdf

L’information complémentaire des entreprises

Un site vous donne toutes les informations utiles sur la DSN : http://www.dsn-info.fr  et vous pouvez surtout consulter la base de connaissances pour toutes questions techniques liées à la DSN à :  http://dsn-info.custhelp.com

Vous pouvez créer un compte pour conserver vos recherches et les retrouver plus facilement par exemple.

La Déclaration Sociale Nominative DSN : en pratique

L’année 2016 sera une année charnière.

Les DSN mensuelles seront obligatoires au 01/01/2016.

Les DSN évènements ne pourront être faites que si l’antériorité des déclarations mensuelles le permet.

En effet, lorsque l’on effectue une attestation de salaire pour maladie, on déclare les salaires des 3 mois qui précèdent le mois de l’arrêt de travail (exemple : le salarié est malade du 15 au 21 février, on indique sur l’attestation de salaire les salaires des mois de novembre, décembre et janvier).

Ainsi, la DSN évènement arrêt de travail ne pourra pas être faite pour cet arrêt de février 2016 car les DSN mensuelles ne sont faites que depuis janvier 2016 (ce sont elles qui déclarent les salaires).

De même, si on a commencé les DSN mensuelles en janvier 2016, les DSN évènement fin de contrat ne pourront être faites qu’à partir de janvier 2017 (car DSN mensuelle des 12 mois précédents est nécessaire).

Ainsi, en 2016 coexisteront les 2 systèmes de déclarations (l’ancien et le nouveau).

Anticiper la Déclaration Sociale Nominative DSN permet donc de rentrer plus tôt dans le dispositif de simplification.

Encore faut-il que le logiciel soit prêt ! La plupart le sera courant 2015.

Et que les gestionnaires de paie soient formés avant le rush de cette fin d’année 2015 !

Les tiers déclarants (cabinet comptable et sociétés d’externalisation de la paie) auront à cœur de mesurer l’impact de ces changements sur leur organisation interne et de trouver des solutions efficaces et pérennes pour collecter toutes les informations nécessaires aux déclarations DSN.

 

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Auteur : La Folie Des Papiers
Prestataire spécialisé dans l’externalisation de la paie.
TOULOUSE | 05.82.95.67.21 | Devis Gratuit

 

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