Embaucher un salarié : quelles formalités ?

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Présentation des 5 étapes incontournables représentant les formalités obligatoires pour embaucher un salarié !

La règle d’or c’est … d’anticiper !

Pour commencer sur de bonnes bases avec un salarié, préférez des formalités faites dans les temps. Il est plus agréable de faire signer le contrat de travail à son salarié dès son embauche et cela donne une image positive de votre entreprise.

1- Déterminez votre centre de Médecine du travail

En fonction du lieu où votre entreprise se situe, préférez un centre de Médecine du travail suffisamment proche (cela évitera à votre salarié de mettre une demi journée pour aller passer une visite médicale). Les plus connus sont ASTIA, SAMSI, SRAS, SST et SRAS pour les entreprises du BTP.

L’adhésion à un centre de médecine du travail est obligatoire et votre responsabilité d’employeur peut être gravement engagée en cas de manquement donc adhérez à un centre !

2- Élaborez votre projet de contrat de travail

A ce stade, vous mettez à plat les caractéristiques du contrat que vous souhaitez.

Votre futur salarié peut-il vous faire bénéficier d’un contrat aidé ? (Contrat Unique d’Insertion, contrat d’avenir, etc.). Contactez POLE EMPLOI et demandez à votre salarié de contacter son agence pour savoir s’il rentre dans le cadre d’un contrat aidé.

Souhaitez-vous embaucher en CDI (contrat à durée Indéterminé) ? ou en CDD (contrat à durée déterminée) ?

Pouvez-vous embaucher en CDD ?

Un contrat à durée déterminé ne peut être conclu que pour des raisons limitativement énumérées par la loi :

  • remplacement d’un salarié absent ou du chef d’entreprise
  • accroissement temporaire d’activité justifié par un fait précis
  • CDD d’usage (emploi saisonnier) pour des secteurs bien déterminés (Hôtellerie, restauration, etc.)
  • CDD « spéciaux » :contrat de vendanges, CDD sénior, les contrats en alternance : contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation.

Combien d’heures par semaine ? un temps complet ? un temps partiel ? quels horaires de travail dans la semaine ?

Attention, à compter du 1er juillet 2014, la durée minimale de travail à temps partiel est de 24 heures par semaine sauf dérogations (étudiants, employeurs multiples et volonté écrite du salarié). Avant de souscrire un contrat de moins de 24 heures, pensez à demander les justificatifs vous permettant de le faire. Regardez votre convention collective ! celle-ci peut également vous permettre d’embaucher à moins de 24 heures par semaine sous certaines conditions.

Faîtes vous conseiller ! Cette étape est primordiale et certaines clauses du contrat de travail peuvent être nécessaires voire essentielles afin de vous préserver le plus possible (mobilité, matériels, non concurrence, etc.)

Attention, le CDD est à produire dans les 2 jours de l’embauche.

Exemple : vous concluez un CDD à compter du 01/09/2014. Vous devez transmettre le contrat à votre salarié avant le 03/09/2014. Au-delà, le contrat pourra être requalifié en CDI en cas de procédure du salarié.

Le CDI, lui, n’est pas forcément écrit toutefois il est fortement conseillé de le faire dans tous les cas ! sans contrat, vous ne pourrez pas  vous préserver grâce à des clauses qui, si elles ne sont écrites, n’existent pas ! le CDI est à produire dans le mois de l’embauche mais préférez le faire au plus tôt !

Si vous concluez un contrat de travail avec un salarié étranger qui ne parle pas bien le français, pensez à lui demander si quelqu’un de son entourage peut lui traduire le contrat qui doit être en français. Si c’est le cas, faites faire une attestation à son proche attestant qu’il a effectivement traduit le contrat à votre salarié. Sinon, essayez de trouver quelqu’un qui puisse le traduire (le salarié pourra le demander).

Attention, également, vous devez vérifier la nationalité de votre futur salarié. Si votre salarié est de nationalité étranger (hors Union Européenne), il doit posséder un titre de séjour en cours de validité lui permettant de travailler en France. Il doit vous montrer l’original de ce titre et vous devez en faire une copie (à partir de l’original et non d’une copie). Vous avez l’obligation de vérifier la conformité de ce titre auprès de la préfecture.

Cette condition est présumée remplie si votre salarié vous présente le justificatif de POLE EMPLOI mentionnant son inscription en tant que demandeur d’emploi.

Tant que ces conditions ne sont pas remplies, vous ne pouvez pas embaucher ce salarié !

Attention au titre temporaire, cette formalité devra être renouvelée à l’issue de la période et vous ne pourrez pas le faire travailler tant qu’il n’aura pas son titre de renouvellement.

3- Procédez à la Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF

Vous pouvez faire cette déclaration dans les 8 jours avant l’embauche, le dernier délai étant le jour de l’embauche à l’heure de l’embauche.

Exemple :

Vous embauchez votre salarié le 15/07/2014 à 8h30, vous avez du 07 au 15/07 pour faire votre DPAE. Le dernier délai étant le 15/07 à 8h30 (au-delà, vous pouvez évidemment la faire car il vaut mieux être en retard que de ne pas la faire du tout, cependant, l’URSSAF vous notifiera un rappel à l’issue de la procédure et mieux vaut ne pas trop avoir de rappels de l’URSSAF si on ne veut pas avoir de contrôle…).

4- Complétez votre registre unique du personnel

Vous devez posséder ou vous procurer un registre unique du personnel

registre du personnel

Vous trouverez ce registre dans les librairies spécialisées ou dans les magasins de fournitures de bureau.

A chaque salarié entrant ou quittant l’entreprise, vous devez l’indiquer dans le registre :

registre du personnel intérieur

Les titres des étrangers sont à annexer au registre.

Ce registre est à conserver au sein de votre entreprise pour présentation en cas de contrôle inopiné de l’inspection du travail.

5- Programmez la visite médicale d’embauche de votre salarié

Une fois l’adhésion au centre de médecine du travail confirmée (délivrance de votre numéro d’adhérent), contactez le centre et prenez rendez-vous pour une visite médicale d’embauche pour votre salarié. La visite médicale doit être effectuée sur les heures de travail (ou le temps passé doit être rémunéré si la visite est effectuée hors temps de travail)

Cette formalité vous incombe. Ainsi, prenez soin de bien l’effectuer car l’aptitude ou l’inaptitude au travail de votre salarié dépend de cette visite qui doit être effectuée durant la période d’essai. Alors n’attendez pas que le centre vous contacte ! prenez les devant car la plupart du temps, le centre ne le fait jamais et vous restez responsable de cet acte …

Le salarié se rendra à sa visite et reviendra avec une fiche d’aptitude au travail en 2 exemplaires dont un pour vous et sur lequel sera indiquée l’aptitude de votre salarié.

Il peut arriver que le médecin du travail indique des réserves ou signale des aménagements de poste à respecter, pensez à bien lire cette fiche d’aptitude…

Si votre salarié est indiqué comme étant apte, pas de problème.

Vous avez désormais effectué toutes les formalités obligatoires pour embaucher un salarié dans les règles de l’art.

Maintenant, à vous de trouver ensemble l’équilibre nécessaire à une collaboration constructive et pérenne pour votre entreprise !

 

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Auteur : La Folie Des Papiers
Prestataire spécialisé dans l’externalisation de la paie.
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